En kompetent og hyggelig kontorskoordinator bøyer kontormiljøet og holder alle sammen.
Kontorets koordinator forbinder alle administrative funksjoner på kontoret og utfører dem flytende, slik at kontoret kan Fungerer som en brønnoljet maskin. Hun fungerer som ledning mellom ansatte, overordnede og kunder. Hennes plikter varierer. Hun kan lage et komplekst regneark ett minutt, og endre toneren det neste. En organisert, målrettet kontorkoordinator er viktig for enhver organisasjon. Uten en, vil tilstrømningen av papirarbeid og telefonsamtaler føre til kaos og til slutt en underpresterende virksomhet.
Dokumentbehandling
Papirarbeidskontroll er et av hovedkontorets hovedansvarlige. Hun er ansvarlig for å skrive feilfri kopi fra muntlige og skriftlige kilder. Denne kopien inkluderer korrespondanse, protokoller og kontrakter. Hun opprettholder også et organisert arkiveringssystem og er ansvarlig for å undersøke og samle ytterligere data som trengs for å fullføre rapporter. Swift, men nøyaktig korrekturlesing er viktig for denne jobben, fordi hun håndterer alle administrative funksjoner, inkludert personellaktivitetsrapporter og tidskort.
Kommunikasjon
Kontorets koordinator bruker regelmessig e-post med høy trafikk. Meldingene hun sender skal være formulert, konsistent og nøyaktig. Også, hun vil svare og feltet mange telefonsamtaler. En hyggelig og hyggelig holdning er nødvendig. Og hun må være konsistent. Hun vil mer enn sannsynlig være den første personen en kunde og / eller klient samhandler med. Hun har ikke rom for avdager med sin oppførsel. En uhøflig kontorkoordinator kan ødelegge potensiell virksomhet et selskap kan motta siden kompetente forretningsfolk vet at en dårlig holdning er lik dårlig virksomhet.
Bokføring
Kontorets koordinator håndterer finansielle transaksjoner. Hun kan være ansvarlig for å spore forpliktelser og fordringer. Dette tar økonomisk adeptness, så hun må ha grunnleggende regnskapsmessige ferdigheter. I tillegg kjøper hun rekvisita og kan være ansvarlig for å spore verdien av dagens lagerbeholdning. Hvis selskapet bruker små penger, kan hun være ansvarlig for å avstemme kontokontoer og sporing av kvitteringer fra småkjøpskjøp.
Datakompetanse
Det er et velkjent faktum at kontorskoordinatoren må være datakunnskaper. Hun må ha ekspertviten med tekstbehandling, e-postprogrammer, presentasjonsverktøy og regneark. Og etter hvert som selskapene opplever teknologiske fremskritt, må hun også utvikle seg. For eksempel må en kontorkoordinator som forstår et bokføringsprogram, nå forstå de intrikate detaljene for å koble lokale data med bedriftsdata. Grunnleggende e-postmeldinger kan nå brukes til avstemning, og hun må betale grundig oppmerksomhet på detaljer i planlegging av selskapsarrangementer og møter. Noen selskaper har også erstattet notisblokk med tabletter når de gjennomfører møter. Kontorets koordinator - spesielt en med sekretæroppgaver - må vite hvordan han skal være i kontakt.
Andre oppgaver Tilordnet
Kontorets koordinator må være en ydmyk lagspiller. Avhengig av virksomheten kan hun være ansvarlig for å styre kontormedarbeidere og ta ut søppelet. Hun kan være livsnerven til en stresset leder som nettopp har opplevd papirstopp. Når faksmaskinen går i stykker, forventes det å få mirakler til å skje. Hvis kontoret er for kaldt, må hun varme det. Hvis Internett går ned, har hun det bedre i går. Kontorets koordinators plikter kan virke små, men til de ansatte som stoler på henne, må hun komme igjennom. Kort sagt, hun må kunne multitaske mens han har et konstant smil.
