La ansatte få vite at du overvåker e-postene dine for å sikre at alt forblir faglig.
Selv om Internett kan forbedre bedriftens produktivitet, kan det også bli misbrukt. Internett-brukspolicyer bidrar til å definere akseptabel Internett-oppførsel og begrense selskapets ansvar når upassende tiltak tas. For eksempel kan en medarbeider som sender onde e-postmeldinger via selskapets e-postserver avsløre selskapet for ansvar. Politikkene bør gi ansatte klare retningslinjer for hvordan selskapets internettilgang kan brukes.
akseptabel bruk
Godtagbar brukspolitikk er ryggraden i de fleste arbeidsstandardteknologinormer. De beskriver hva ansatte kan og ikke kan gjøre på Internett. For eksempel tillater ansatte ikke tilgang til ulovlige eller upassende nettsteder, for eksempel gambling eller pornografi. Hvis ansatte besøker slike nettsteder, kan selskapet bli ansvarlig i eventuelle rettssaker som oppstår, selv om det å få ansatte til å signere akseptabel bruk, bidrar til å redusere ansvaret. Slike politikker hjelper ansatte også, slik som å beskytte dem mot å måtte se pornografi hvis en annen medarbeider hele tiden ser på porno og prøver å vise den til andre ansatte. Disse retningslinjene bør også tydelig beskrive hvor mye personlig tid ansatte kan bruke ved å bruke selskapets internett og hvilke nettsteder som er akseptable, for eksempel personlige e-post eller sosiale nettverk. Antallet av tid varierer fra selskap til side. Et kreativt markedsføringsfirma kan tillate ansatte å surfe på nettverket tilfeldig på jakt etter ideer, mens et informasjonssikkerhetsselskap kanskje ikke tillater personlig Internett-bruk. Periodisk overvåking av medarbeiderens bruk av Internett bidrar til å sikre at retningslinjer følges.
E-post
E-post åpner døren for å misbruke med mindre du har strenge retningslinjer. Til forskjell fra ansikt til ansikt eller telefonsamtaler er det et nivå av separasjon når du sender en e-post til noen. E-postens bekvemmelighet gjør det nødvendig på arbeidsplassen, men retningslinjene for Internett-bruk bør adressere den riktige måten å bruke e-post på. Ansatte bør bruke arbeids-e-postkontoer strengt for arbeidskommunikasjon, ikke personlig kommunikasjon. Politikken skal stave ut elementer som er uakseptable i e-post, for eksempel seksuelle kommentarer eller profanity, samt negative kommentarer om selskapet eller medarbeidere. E-post er ofte sikkerhetskopiert og lagret i årevis, etterlater en sti hvis det rapporteres upassende oppførsel. La ansatte få vite at deres e-postmeldinger kan overvåkes. Dette bidrar til å sikre at ansatte ikke kan få selskapet til å se dårlig utover kunder og kan begrense intern trakassering.
Nedlastinger
Nedlasting av filer fra Internett eller fra e-post krever et strengt sett med regler. Hvis en arbeidstaker ved et uhell laster ned et virus, kan det infisere hele selskapssystemet. Internett-brukspolitikk bør være veldig tydelig om hvilke filer som er akseptable å laste ned, fra hvilke nettsteder og riktig prosedyre. Hvis du for eksempel lagrer den på skrivebordet i stedet for å åpne en fil rett fra en e-post, kan du kjøre den gjennom antivirusprogrammer under nedlastingen.
Konsekvenser
Ansatte trenger å vite hva som kan skje med dem dersom de ikke følger retningslinjene for bruk av Internett. En standard reprimandeskjema, som en verbal advarsel for en første grunnlovbrudd etterfulgt av en skriftlig advarsel om den andre lovbrudd og avfyring for den tredje, gir ansatte klare forventninger om konsekvensene. Mange selskaper inkluderer mer alvorlige straffer for det de anser for alvorlige lovbrudd, som for eksempel seksuelt trakasserende e-postmeldinger som sendes fra en arbeidsplassmaskin. For disse lovbruddene kan ansatt bli sparket ved første lovbrudd. Hver ansatt bør signere politikken for å bevise at han forstår akseptabel bruk av selskapets internett. Internett misbruk kan gjøre arbeidsmiljøet ubehagelig for ansatte som må håndtere andre som slår av arbeid for å tilbringe personlig tid online eller som besøker upassende nettsteder i åpen visning av andre. Å sette bruksområder på plass, stiller de samme forventningene til alle ansatte for å gjøre dem mer produktive og mer komfortable på arbeidsplassen.
