Du kan bruke fargekodede bindemidler til å lagre ting du trenger for å få tilgang til ofte.
Enten du bare har startet med karrieren din, eller du er godt på vei mot pensjon, vet du sannsynligvis allerede at kontoret kan rive seg opp raskt. Ved å tilbringe en relativt kort tid å organisere kontorfiler og mapper, kan du hente ting raskere når du trenger dem på fluen. I tillegg har du et renere kontor - som kan hjelpe deg å holde fokus og produktivitet.
Sorter ting etter behov. Opprett en haug for ting du trenger for å få tilgang til hver dag, en haug for ting du trenger for å få tilgang til noen ganger og en haug for ting du trenger for å holde deg rundt, men sjelden trenger å få tilgang.
Bryt "hver dag" og "sporadiske" hauger inn i et fargekodet arkiveringssystem, rådgiver organisasjonsfirmaet Smead Organomics. Dette innebærer å sortere ting etter kategori og deretter tildele en farge for hver kategori. For eksempel kan lilla være kundens filer, grønne kan være dine økonomiske filer, og blå kan være dine juridiske filer. Plasser den passende fargede kategorien eller etiketten på en mappe eller en filskuff, og legg deretter de tilhørende dokumentene i de mappene eller filene.
Legg de fargekodede "hver dag" -filene inn i et arkivskap som holder deg svært nær arbeidsområdet ditt. Avhengig av antall filer og kategorier du har, kan du kanskje tilordne en skuff for hver kategori. Når du legger filen inn i arkivskapet, kan du alfabetisere filen, hvis det er mulig. For eksempel, i din lilla kundeskuff, alfabetiser filene etter kundens etternavn, plasser "A" -filer nær fronten og jobber bakover. Når du har sortert og plassert "hver dag" -filene, gjør det samme for "sporadiske" filene, og plasser dem i et annet arkivskap i nærheten av arbeidsområdet.
Legg en fargekodet etikett på utsiden av hver skuff, og skriv en kort beskrivelse av innholdet på skuffen på etiketten. For begge delene "hver dag" og "sporadisk", hold minst en skuff tom, så du får plass til å sette nye dokumenter etter hvert som de kommer.
Sorter ting du trenger for å få tilgang til sjelden, ved hjelp av det fargekodede systemet. Hvis du har flere filskap, kan du plassere filene i et tredje arkivskap - selv om filkasser også er hensiktsmessige, siden du ikke trenger å bla gjennom disse filene veldig ofte. Plasser en fargekodet etikett på utsiden av hver boks, og legg deretter boksene på et lagringssted.
Tilkall en gang hvert halvår eller så når du sorterer gjennom hver filboks og makulerer eller resirkulerer dokumentene du ikke lenger trenger. Avhengig av din bransje, kan du bli bedt om å lagre dokumenter i en viss periode før du ødelegger eller avhender dem. Følg lovene som styrer din bransje, og bruk disse retningslinjene for å sette opp en sorterings- og avhendingsplan.
Hent og merk innboks skuffer for "hver dag", "sporadisk" og "tilfeldig" elementer, samt en "jobbe i gang" skuff, for å sortere papirarbeid som kommer inn på kontoret. På slutten av hver dag - eller minst en gang i uken - tilbringe noen minutter å sortere disse skuffene, plassere papirarbeid i arkivskapet eller boksen der den tilhører.
Elementer du trenger
- Arkivskap
- Filmapper
- Filkasser
- Fargede etiketter
Tips
- Ta med informasjon om arkiveringssystemet i arbeidstakerhåndboken din eller nyansatt opplæring, slik at eventuelle nye personer som kommer inn på kontoret, kan bidra til organisasjonen av kontoret med en gang.
