Et notat til ansatte bør være kort, direkte og respektfullt.
Skrive et notat til medarbeidere og ansatte tar finesse. Spesielt når man sender forespørsler eller dårlige nyheter, er det viktig å etablere goodwill og arbeidsplass moral. Av denne grunn bør du ta visse skritt og forholdsregler når du forbereder et arbeidsstedsmemo for å sikre at meldingen øker miljøet, i stedet for å betjene arbeidstakere.
Skriv med Goodwill
Fyll ut de aktuelle datafeltene. Feltet "Til:" skal inneholde publikum i notatet, for eksempel "Alle ansatte" eller "Firma XYZ." Inkludert et klart "Til" -felt vil hjelpe ansatte å forstå at dette notatet gikk ut til alle, ikke bare utvalgte ansatte. Deretter skriver du et "Fra:" -felt som inneholder ditt navn eller din passende tittel, for eksempel "Management" eller "HR Manager." Skriv et "Date:" -felt som angir leveringsdato for notatet, og følg med et "Emne:" -felt som inneholder et bestemt emne for notatet. For denne anledningen kan emnet lese, "Retningslinjer for røyking på arbeidsplassen."
Begynn meldingen med en buffer, for eksempel et stykke informasjon eller en enkel takk. Siden målet ditt er å skrive et notat som motvirker røyking på arbeidsplassen, begynner du å takke ansatte for deres løpende engasjement for en sunn arbeidsplass. Denne takk kalles en buffer, og det bidrar til å pute nyheten eller informasjonen du trenger å levere i meldingen.
Ordne forespørselen i nøytral språk som er direkte, men unngår passerende skyld. For eksempel, etter bufferen din, kan du skrive: "Det har blitt gjort oppmerksom på at røyking utenfor bygningen har utført luftkvaliteten for de som kommer inn og ut i arbeidstiden. Vær oppmerksom på kolleger ved å ikke røyke utenfor bygningen ." Denne tilnærmingen puter politikken eller regelen implementeres ved å forklare den først.
Følg med fordeler rettet mot ansatte. Ditt notat er designet for å målrette røykere på arbeidsplassen, slik at deres behov og ønsker skal være i forkant av meldingen. En enkel uttalelse som, "Vennligst bruk terrassen selskapet har utpekt for røykere bruk." Dette viser at du er oppmerksom på røykeres rettigheter og at de har mulighet til å røyke hvor de ikke vil forstyrre ikke-røykere.
Lukk meldingen med en goodwill som slutter som etablerer en vennlig tone mellom deg og leseren. Et eksempel kan være, "takk for at du følger denne selskapspolitikken og sørger for et sunt miljø for dine kolleger." Å avslutte notatet med en takk eller en positiv uttalelse, hjelper igjen å kutte meldingen og la leserne føle seg mer positive om endringene eller retningslinjene på arbeidsplassen.
