Respekter dine medarbeideres tid ved å være konsistente i kontorkommunikasjonen din.
Moderne teknologier har løst mange kommunikasjonsproblemer. Likevel har de samme innovasjonene sparket opp nye kontroverser. Kontorlederen din vil kanskje ha deg til å kopiere henne på rutinemessige e-postmeldinger, men sjefen din kan anklage deg for å skyve ham inn i boksen overbelastning hvis du trykker på Send-knappen for ofte. En enkel regel å følge når du bor innenfor grensene for arbeidsplasskommunikasjonsetiketten, er å endre tilnærmingen din i henhold til individuelle preferanser. Gå videre og kopier noen kollegaer på e-post, men finn andre kanaler som direktemeldinger eller telefonsvarer for å holde andre informert.
kortfattethet
Gjør ditt poeng tidlig i kommunikasjonen din. Bruk en overskriftstilnærming slik at målgruppen din umiddelbart vet hvorfor du kontakter dem. For e-postmeldinger, skriv en kortfattet emnelinje, for eksempel "Månedlige rapporter på grunn av fredag." Dine stemmemeldinger skal gjøre umiddelbar referanse til emnet ditt, slik at mottakeren ikke trenger å lytte til flere sekunder av meldingen før du skjønner at du vil ha noe. Stopp av kollegaens kabinett, spør om hun har tid til å diskutere ditt bestemt emne før du starter i din forespørsel.
Formalitet
Seremonien teller fortsatt, selv i dagens forretningsmessige kulturer. Bruk riktig grammatikk og stavemåte i dine e-post og memorandum. Lagre saksprosessen for dine personlige meldinger du sender fra hjemmet. Forskning viser at leserne har en tøffere tid å få tak i en melding som er skrevet i alle bokstaver eller små bokstaver, EtiquettePage.com-rapporter. Når du forlater en telefonsvarer, snakk langsomt og alltid resit ditt telefonnummer to ganger slik at mottakeren ikke trenger å treffe replay for å fange alle disse sifrene. Svar på dine e-postmeldinger og talemeldinger innen 24 timer, selv om du må fortelle personen at du ikke kan hjelpe dem akkurat nå. Din raske svar viser at du er oppriktig, bare opptatt.
Følelser
Overfør fakta og tall i arbeidstiden, ikke personlige følelser. Klarer av å krevende krevende i dine elektroniske og talemeldinger fordi mottakeren din enkelt kunne misforstå tonen din som uhøflighet og unnlater å svare på kommunikasjonen din. Planlegg en ansikt-til-ansikt-sesjon hvis du trenger å holde en vanskelig samtale med noen, i stedet for å videresende dine følelser gjennom en upersonlig melding. Profanity and humor kan også komme tilbake, så unngå forbannelse og fleiper i kontorkommunikasjonen din.
Ansiktstid
Et personlig møte kan noen ganger være mer effektivt enn å bruke banebrytende teknologier. Mange unge fagfolk foretrekker en-mot-en-kommunikasjon med sine medarbeidere, selv om de har vokst opp foran dataskjermer, ifølge ABCNews.com. I motsetning til e-post og talemeldinger, krever disse toveisutvekslingene deg å demonstrere et annet nivå av manerer som å lytte uten å forstyrre. Vær oppmerksom på kroppsspråket ditt fordi du kan fortelle din medarbeider at du vil være glad for å hjelpe deg med et prosjekt, men dine hender i hånd og mangel på øyekontakt forteller en annen historie. Vær også oppmerksom på at øretelefonene dine kan bety at du foretrekker bakgrunnsmusikk mens du arbeider, men en besøkende kan tolke dem som et tegn som du vil være alene.
